< path d = "M374.456,293.506c-9.7-10.1-21.4-15.5-33.8-15.5c-12.3,0-24.1,5.3-34.2,15.4l-31.6,31.5c-2.6-1.4-5.2-2.7-7.7-4c-3.6-1.8-7-3.5-9.9-5.3c-29.6-18.8-56.5-43.3-82.3-75c-12.5-15.8-20.9-29.1-27-42.6c8.2-7.5,15.8-15.3,23.2-22.8c2.8-2.8,5.6-5.7,8.4-8.5c21-21,21-48.2,0-69.2l-27.3-27.3c-3.1-3.1-6.3-6.3-9.3-9.5c-6-6.2-12.3-12.6-18.8-18.6c-9.7-9.6-21.3-14.7-33.5-14.7s-24,5.1-34,14.7c-0.1,0.1-0.1,0.1-0.2,0.2l-34,34.3c-12.8,12.8-20.1,28.4-21.7,46.5c-2.4,29.2,6.2,56.4,12.8,74.2c16.2,43.7,40.4,84.2,76.5,127.6c43.8,52.3,96.5,93.6,156.7,122.7c23,10.9,53.7,23.8,88,26c2.1,0.1,4.3,0.2,6.3,0.2c23.1,0,42.5-8.3,57.7-24.8c0.1-0.2,0.3-0.3,0.4-0.5c5.2-6.3,11.2-12,17.5-18.1c4.3-4.1,8.7-8.4,13-12.9c9.9-10.3,15.1-22.3,15.1-34.6c0-12.4-5.3-24.3-15.4-34.3L374.456,293.506z M410.256,398.806C410.156,398.806,410.156,398.906,410.256,398.806c-3.9,4.2-7.9,8-12.2,12.2c-6.5,6.2-13.1,12.7-19.3,20c-10.1,10.8-22,15.9-37.6,15.9c-1.5,0-3.1,0-4.6-0.1c-29.7-1.9-57.3-13.5-78-23.4c-56.6-27.4-106.3-66.3-147.6-115.6c-34.1-41.1-56.9-79.1-72-119.9c-9.3-24.9-12.7-44.3-11.2-62.6c1-11.7,5.5-21.4,13.8-29.7l34.1-34.1c4.9-4.6,10.1-7.1,15.2-7.1c6.3,0,11.4,3.8,14.6,7c0.1,0.1,0.2,0.2,0.3,0.3c6.1,5.7,11.9,11.6,18,17.9c3.1,3.2,6.3,6.4,9.5,9.7l27.3,27.3c10.6,10.6,10.6,20.4,0,31c-2.9,2.9-5.7,5.8-8.6,8.6c-8.4,8.6-16.4,16.6-25.1,24.4c-0.2,0.2-0.4,0.3-0.5,0.5c-8.6,8.6-7,17-5.2,22.7c0.1,0.3,0.2,0.6,0.3,0.9c7.1,17.2,17.1,33.4,32.3,52.7l0.1,0.1c27.6,34,56.7,60.5,88.8,80.8c4.1,2.6,8.3,4.7,12.3,6.7c3.6,1.8,7,3.5,9.9,5.3c0.4,0.2,0.8,0.5,1.2,0.7c3.4,1.7,6.6,2.5,9.9,2.5c8.3,0,13.5-5.2,15.2-6.9l34.2-34.2c3.4-3.4,8.8-7.5,15.1-7.5c6.2,0,11.3,3.9,14.4,7.3c0.1,0.1,0.1,0.1,0.2,0.2l55.1,55.1C420.456,377.706,420.456,388.206,410.256,398.806z" / > < path d = "M256.056,112.706c26.2,4.4,50,16.8,69,35.8s31.3,42.8,35.8,69c1.1,6.6,6.8,11.2,13.3,11.2c0.8,0,1.5-0.1,2.3-0.2c7.4-1.2,12.3-8.2,11.1-15.6c-5.4-31.7-20.4-60.6-43.3-83.5s-51.8-37.9-83.5-43.3c-7.4-1.2-14.3,3.7-15.6,11S248.656,111.506,256.056,112.706z" / > < path d = "M473.256,209.006c-8.9-52.2-33.5-99.7-71.3-137.5s-85.3-62.4-137.5-71.3c-7.3-1.3-14.2,3.7-15.5,11c-1.2,7.4,3.7,14.3,11.1,15.6c46.6,7.9,89.1,30,122.9,63.7c33.8,33.8,55.8,76.3,63.7,122.9c1.1,6.6,6.8,11.2,13.3,11.2c0.8,0,1.5-0.1,2.3-0.2C469.556,223.306,474.556,216.306,473.256,209.006z" / >

Бесплатная консультация юриста

8(800)707-64-25

Бесплатная консультация юриста

Ведение кадровой документации в филиале

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Вы можете получить бесплатную консультацию юриста:

  1. Задайте вопрос через через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию: Вся РФ - 8(800)707-64-25

Ведение кадровой документации в филиале (И. Гущина, "Кадровик.ру", N 8, август 2014 г.)

  • Ведение кадровой документации в филиале (И. Гущина, "Кадровик.ру", N 8, август 2014 г.)
  • Правовой статус филиала
  • Определение полномочий руководителя филиала
  • Как провести кадровый аудит филиала
    • Как правильно действовать службе документационного обеспечения управления (ДОУ), если организация ликвидирует свой филиал?
    • Как правильно перевести работника из филиала в другой филиал: уволить в порядке перевода в другой филиал или издать приказ о переводе на другую постоянную работу? Кто должен издавать приказ о переводе: директор нашего филиала или директор того филиала, в который сотрудник просит его перевести?
    • Как отразить в локальных нормативных актах организации особенности ведения кадрового делопроизводства в ее филиалах?

    Ведение кадровой документации в филиале

    В ходе деятельности у большинства крупных компаний возникает необходимость представлять свои интересы в других регионах. Эту функцию выполняют обособленные структурные подразделения, расположенные вне места нахождения основной компании, — филиалы.

    Правовой статус филиала

    Филиалы являются обособленными подразделениями юридического лица, его составными частями, не будучи сами юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений (п.п. 2 и 3 ст. 55 Гражданского кодекса РФ). Поэтому юридическое лицо несет ответственность за деятельность своих подразделений, определяет ее характер.

    Подразделения в своей работе руководствуются законодательством и локальными нормативными актами, регулирующими деятельность создавшей их организации, а работники обособленных подразделений — это персонал данной организации.

    В документах, которыми обычно руководствуется кадровая служба, нет прямых указаний на то, каким образом должно вестись кадровое делопроизводство в филиалах. Ведение кадрового делопроизводства в компаниях с обособленными структурными подразделениями нормативными актами не урегулировано. Поэтому вопрос должен решаться на локальном уровне.

    В компаниях, имеющих в своей структуре обособленные подразделения, возможны следующие формы организации кадрового делопроизводства:

    1. Централизованное — характерно в отношении филиалов, находящихся в одном с головной компанией городе. Проблем обычно не возникает: вся обработка кадровых документов сосредотачивается (централизуется) в едином центре — кадровой службе головной организации. Трудовые книжки работников всех филиалов хранятся в одном месте, а при увольнении человек приезжает в отдел кадров и лично забирает свою трудовую книжку.

    2. Децентрализованное — ведение кадрового делопроизводства распределяется между головной организацией и обособленными структурными объединениями, которые имеют относительно одинаковый набор функций по кадровому документообороту. При этом служба персонала головной организации может оформлять кадровые документы на всех сотрудников компании, включая и работников обособленных подразделений, а в филиалах хранятся и оформляются документы только сотрудников этих подразделений.

    3. "Смешанное" — предполагает как централизованное оформление кадровых документов (например, оформление приема на работу, прекращения трудового договора), так и децентрализованное (наложение дисциплинарных взысканий на работников, хранение личных дел). Деление обычно производится по разным кадровым функциям — часть принадлежит головной организации, часть передается в обособленное подразделение*(1).

    Сложнее обстоит ситуация с филиалами, расположенными в других городах. Особенность ведения кадровой документации в этом случае заключается в том, что директор филиала, действуя на основании доверенности, выдаваемой ему головной организацией, имеет право сам подписывать договоры, приказы и вносить записи в трудовые книжки.

    При выборе способа ведения кадровой документации следует учитывать количество работников филиала, а также организационные и финансовые возможности компании. Если у нее один-два филиала с небольшим штатом сотрудников, то ведение кадровой документации целесообразно поручить одному из работников подразделения для последующей передачи в головной офис. Если же много обособленных подразделений в разных регионах страны, то лучше делегировать право ведения кадровых документов филиалам. Для этого в структурном подразделении может быть создана штатная единица кадрового специалиста или своя кадровая служба, если штат филиала достаточно большой.

    Полномочия человека, ответственного за работу с кадровой документацией, необходимо оформить должным образом.

    Определение полномочий руководителя филиала

    Так как филиалы не являются юридическими лицами, их руководители назначаются головной организацией и действуют на основании доверенности (ст. 55 ГК РФ). Чтобы руководитель филиала обладал правом приема и увольнения работников, необходимо закрепить эти полномочия в трудовом договоре или доверенности.

    В трудовом договоре эти полномочия можно отразить так:

    3.3. Полномочия Директора филиала по кадровым вопросам:

    3.3.1. Директор филиала вправе заключать и расторгать трудовые договоры с работниками филиала.

    3.3.2. Директор филиала вправе утверждать должностные инструкции работников филиала, положения об отделах филиала.

    3.3.3. Директор филиала вправе поощрять работников или налагать на них дисциплинарные взыскания.

    3.3.4. Директор филиала обеспечивает соблюдение работниками филиала правил внутреннего трудового распорядка, норм охраны труда.

    3.3.5. Директор филиала обеспечивает создание условий для повышения квалификации работников филиала и содействует их профессиональному росту.

    4. Права и обязанности Работодателя.

    4.5. Работодатель имеет право проводить аудит любой документации, включая кадровую, филиала ООО с предупреждением об этом Директора филиала за 2 (два) рабочих дня.

    Общество с ограниченной ответственностью ____________________ в лице генерального директора ________________________, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает г-на _____________________________, являющегося руководителем филиала ООО в г. __________ на основании решения общего собрания участников (протокол от 15.06.2010), осуществлять следующие действия:

    — принимать и увольнять работников филиала, заключать трудовые договоры с принимаемыми в филиал работниками, выступать в отношениях с работниками филиала полномочным представителем ООО как работодателя.

    Филиалы — головная боль специалистов отдела персонала основной организации, поскольку возникает много вопросов, связанных с работой кадровых служб на местах.

    Как провести кадровый аудит филиала

    Перед проведением аудита в филиале головная организация должна издать соответствующий приказ о проведении кадрового аудита, в котором необходимо указать точные наименование и адрес филиала, определить перечень документов, подлежащих проверке, и сроки проведения аудита. Также необходимо закрепить полномочия лиц на проведение проверки в филиале от имени руководителя организации. Законодательство РФ не устанавливает единого перечня документов, которые обязательно должны иметься в организации или ее филиале.

    В филиале должен быть полный комплект обязательной кадровой документации, но ряд локальных нормативных актов присылается из головной организации:

    штатное расписание, которое для головной организации и филиала должно быть одно. Штатное расписание юридического лица утверждается приказом его первого руководителя (директора, генерального директора). После утверждения из штатного расписания делается выписка, относящаяся к деятельности филиала, или его копия, которая заверяется и передается в филиал компании;

    правила внутреннего трудового распорядка;

    положение о защите персональных данных;

    положение об оплате труда;

    положение о стимулирующих добавках;

    положение о командировках.

    Также в филиал должны высылаться копии приказов, действующих по всей организации. Сотрудники головного офиса знакомятся с оригиналом документа, а работники филиала — с копией, хранящейся в филиале. Обратите внимание, что правом заверки копий обязательных документов может обладать начальник отдела кадров компании, а директор филиала может не иметь такого права.

    Результаты проведения кадрового аудита филиала оформляются актом. Акт подписывают все лица, которые принимали участие в проведении аудита кадровой документации филиала.

    Кадровая документация филиала может проверяться местным подразделением Федеральной инспекции труда. Но ответственность за деятельность филиала как структурного подразделения несет головная организация, поэтому если сотрудник филиала обратится в суд для защиты своих интересов, ответчиком будет именно она.

    Это надо знать. Кадровый аудит филиала — это проверка ведения кадрового делопроизводства в обособленном структурном подразделении с точки зрения его соответствия трудовому законодательству, подзаконным актам (содержащим нормы трудового права) и локальным актам организации.

    Как правильно действовать службе документационного обеспечения управления (ДОУ), если организация ликвидирует свой филиал?

    Первоначально службе ДОУ необходимо принять от директора филиала или председателя ликвидационной комиссии по акту те документы и предметы, которые обеспечивали деятельность филиала как обособленного или территориально удаленного подразделения организации:

    документы о закрытии счета и карточку с образцами подписей и оттиском печати филиала;

    все свидетельства и лицензии на право осуществления отдельных видов деятельности, если они реализовывались филиалом;

    генеральную доверенность на директора филиала, специальные доверенности на сотрудников филиала и журнал регистрации доверенностей;

    акты сверки расчетов с налоговыми органами, внебюджетными фондами, документы об отсутствии задолженности или сроках ее погашения (их нужно передать в бухгалтерию);

    штампы и журнал учета выдачи печатей и штампов (изымается совместно с подразделением безопасности);

    бланки всех видов и журналы учета выдачи этих бланков;

    документы, доказывающие передачу филиалу в момент его открытия недвижимости, транспортных средств, основных средств, которые возвращаются на баланс головной организации (документы передаются в бухгалтерию);

    номенклатуру дел и все документы постоянного срока хранения по номенклатуре;

    описи дел и акты о выделении документов и дел к уничтожению и по описям — архивные документы постоянного срока хранения.

    Затем следует подготовить проект приказа руководителя организации об утверждении плана мероприятий (с указанием сроков, ответственных и пр.) по передаче документального и архивного фондов филиала в состав документального и архивного фондов головной организации.

    При этом компания сама решает, оставлять ли документы по личному составу в территориальном архивном учреждении или передать их в архивный фонд головной организации, а также как принять документы, которые существуют в электронном виде, как организовать уничтожение документов, не подлежащих хранению, и т.п. Целесообразно привлечь к плану ликвидационных мероприятий ИТ-подразделение и бухгалтерию, поскольку иногда все расчетные и учетные информационные системы на сервере филиалов списываются, в то время как первичные учетные документы в этих системах должны храниться минимум 5 лет.

    Поскольку все процессы ликвидации, реструктуризации, слияния и поглощения предусматривают большие организационные мероприятия по работе с документами, уже при наличии плана мероприятий служба делопроизводства организует все работы по архивно-технической обработке документов, передаче в архивное учреждение, перевозке в головную организацию и т.п. Дела должны быть сформированы в соответствии с установленными правилами и переданы в головную организацию или на архивное хранение по месту расположения филиала.

    Как правильно перевести работника из филиала в другой филиал: уволить в порядке перевода в другой филиал или издать приказ о переводе на другую постоянную работу? Кто должен издавать приказ о переводе: директор нашего филиала или директор того филиала, в который сотрудник просит его перевести*(2)?

    Даже если обособленному подразделению предоставлены права и обязанности в области оформления кадровых документов, следует учитывать, что руководитель филиала правомочен решать кадровые вопросы только в пределах своего подразделения. Так, директор филиала имеет право принимать на работу сотрудников, переводить их на другую работу в филиале и решать вопросы о прекращении трудовых отношений по различным основаниям.

    Перевод работника из одного филиала в другой выходит за пределы таких полномочий. В этом и состоит сложность принятия решения о переводе и порядка его оформления. Ни директор филиала, где сейчас работает сотрудник, ни руководитель того подразделения, в которое сотрудник с его согласия будет переведен на другую работу, не имеют полномочий принимать решение о переводе и оформлять необходимые кадровые документы.

    Такими полномочиями обладает только руководитель организации.

    Чтобы перевести сотрудника в другой филиал, его необходимо перевести на другую постоянную работу по правилам, предусмотренным ст. 72 ТК РФ, но с учетом некоторых моментов:

    1. Первоначально работник пишет заявление о переводе в другой филиал. Так как решение о переводе в другое обособленное структурное подразделение принимает руководитель организации, то заявление оформляется на его имя. После согласований с руководителями одного и другого филиалов глава организации принимает решение об оформлении перевода.

    2. После того как руководитель компании принял решение об оформлении перевода, документы работника передаются из филиала в кадровую службу головной организации. На практике передача документов может производиться по почте ценным либо заказным письмом или лично работниками кадровых служб. Самый надежный способ — несомненно, личная передача документов.

    Передачу документов из филиала и их получение в головной организации желательно сопровождать соответствующим актом.

    3. В головной организации составляется дополнительное соглашение к трудовому договору работника, в котором отражаются все новые условия, связанные с работой в другом обособленном структурном подразделении.

    4. Перевод сотрудника на другую постоянную работу оформляется путем издания приказа (распоряжения) по унифицированной форме N Т-5.

    5. После оформления дополнительного соглашения и приказа о переводе работник снимается с учета, расписывается за получение трудовой книжки, и его документы передаются из головной организации в филиал, в котором он будет работать, для дальнейшего ведения и хранения. В филиал в опечатанном виде передаются трудовая книжка, личная карточка работника, копия приказа о переводе на другую работу, дополнительное соглашение к трудовому договору и личное дело (если ведется).

    6. Сведения о переводе на другую постоянную работу должны быть внесены в трудовую книжку (ч. 4 ст. 66 ТК РФ) и в личную карточку работника — форму Т-2 в филиале, куда осуществлен перевод.

    Там трудовая книжка вносится в книгу учета движения трудовых книжек, личная карточка продолжает вестись в установленном порядке.

    7. В соответствии с ч. 2 ст. 225 ТК РФ для сотрудников, переводимых на другую работу, работодатель или уполномоченное им лицо обязаны проводить инструктаж по охране труда.

    Существует ошибочное мнение, что перевод из одного обособленного подразделения в другое оформляется путем увольнения работника в порядке перевода по основанию, предусмотренному п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Напомним, что обособленные подразделения не являются самостоятельными юридическими лицами, и сотрудник при переводе из филиала в филиал продолжает работать у того же работодателя. Поэтому и увольнять его в данном случае незаконно, т. к. оснований прекращения трудового договора нет.

    Речь идет о переводе на другую работу у того же работодателя (в другое подразделение на ту же должность или на другую). У этого перевода есть определенные особенности, обусловленные территориальной обособленностью подразделений.

    Таким образом, перевод работников из одного филиала в другой осуществляется по общим правилам, предусмотренным для перевода работника из одного структурного подразделения в другое. При этом особенность документального оформления такого перевода напрямую зависит от формы организации кадрового делопроизводства, установленной в компании.

    Как отразить в локальных нормативных актах организации особенности ведения кадрового делопроизводства в ее филиалах?

    В инструкции по кадровому делопроизводству, утверждаемой руководителем головной организации, может быть установлено следующее:

    Где хранятся трудовые договоры и трудовые книжки работников филиала?

    Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя, который назначает специально уполномоченное лицо.

    Чтобы передать ведение трудовых книжек в филиал, работодателю необходимо:

    создать единую кадровую службу;

    изготовить для нее необходимое количество печатей;

    уполномочить приказом (распоряжением) директора филиала производить ведение и хранение трудовых книжек сотрудников, работающих в обособленном подразделении.

    5.1. В ОАО ведется децентрализованное кадровое делопроизводство. Все документы по кадровым функциям создаются отдельно в каждом филиале, там же они хранятся и подготавливаются к сдаче в архив.

    5.2. Кадровые службы филиалов ОАО оформляют прием на работу, изменение условий трудовых договоров, в том числе перевод на другую работу, предоставление отпусков работникам филиала, направление их в командировку, увольнение и др.

    5.3. В случае, когда перевод работника осуществляется из головного офиса в один из филиалов, все документы оформляются кадровой службой головной организации, а затем документы работника передаются в соответствующий филиал. Специалисты кадровой службы головной организации, ответственные за оформление переводов на другую работу, лично передают комплект документов, а работник кадровой службы филиала принимает их по акту.

    Таким же образом оформляется перевод из филиалов в головной офис.

    5.4. Решение о переводе работников из филиала в филиал принимает руководитель ОАО. Для оформления документов сотрудник кадровой службы филиала, из которого переводится работник, передает по акту его документы в кадровую службу головной организации, где оформляются дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о переводе на другую работу, а затем документы работника передаются в филиал, в который он переведен.

    Запись в трудовую книжку работника о переводе вносит и личную карточку и другие учетные документы ведет кадровая служба этого филиала.

    В положении о филиале или в других локальных нормативных актах необходимо установить, что кадровые службы, созданные в филиалах, входят в состав единой кадровой службы организации. Приказом директора филиала в обособленном подразделении назначается лицо, ответственное за учет, ведение и хранение трудовых книжек. Должны быть заведены все обязательные учетные журналы.

    Трудовые договоры с работниками филиала заключаются по месту нахождения филиала. Однако текст трудового договора в этом случае отличается от текста трудового договора головной организации (указывается место работы — филиал организации и его адрес).

    Кадровая документация филиала, вышедшая из текущего делопроизводства, хранится в самом филиале.

    Какую печать использовать — организации или филиала — при заверке записей в трудовых книжках?

    Даже у специалистов с большим опытом кадровой работы возникают вопросы по поводу печати филиала.

    Дело в том, что печать подразделения не является аналогом печати организации и не может ее заменить. Печать организации должна содержать полное наименование юридического лица и указание на его местонахождение. В свою очередь, печать подразделения, помимо указанной информации, также должна содержать наименование обособленного подразделения и его местонахождение.

    Таким образом, печать организации на документе подтверждает и факт создания документа конкретной компанией, и его подлинность, а печать подразделения — факт создания документа определенным обособленным подразделением организации и подлинность этого документа.

    Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) "О трудовых книжках", не предусматривают возможности заверки записей в трудовых книжках какими-либо печатями, кроме печати работодателя, т.е. основной печати организации.

    Юридическое лицо (головная организация) может изготовить необходимое количество печатей своей единой кадровой службы (с учетом количества созданных филиалов компании). На печать кадровой службы может проставляться соответствующий порядковый номер. При этом круг лиц, имеющих право использовать эти печати, должен быть определен приказом руководителя организации.

    преподаватель кафедры менеджмента

    Института туризма и гостеприимства, Москва

    "Кадровик.ру", N 8, август 2014 г.

    Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.

    Издатель: Автономная некоммерческая организация дополнительного профессионального образования "Институт профессионального развития Национального союза кадровиков"

    Ведение кадровой документации в филиале

    В ходе деятельности у большинства крупных компаний возникает необходимость представлять свои интересы в других регионах. Эту функцию выполняют обособленные структурные подразделения, расположенные вне места нахождения основной компании, — филиалы.

    🔥 Правовой статус филиала

    Филиалы являются обособленными подразделениями юридического лица, его составными частями, не будучи сами юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений (п. п. 2 и 3 ст. 55 Гражданского кодекса РФ).

    Поэтому юридическое лицо несет ответственность за деятельность своих подразделений, определяет ее характер. Подразделения в своей работе руководствуются законодательством и локальными нормативными актами, регулирующими деятельность создавшей их организации, а работники обособленных подразделений — это персонал данной организации.

    В документах, которыми обычно руководствуется кадровая служба, нет прямых указаний на то, каким образом должно вестись кадровое делопроизводство в филиалах. Ведение кадрового делопроизводства в компаниях с обособленными структурными подразделениями нормативными актами не урегулировано. Поэтому вопрос должен решаться на локальном уровне.

    В компаниях, имеющих в своей структуре обособленные подразделения, возможны следующие формы организации кадрового делопроизводства:

    1. централизованное — характерно в отношении филиалов, находящихся в одном с головной компанией городе. Проблем обычно не возникает: вся обработка кадровых документов сосредотачивается (централизуется) в едином центре — кадровой службе головной организации. Трудовые книжки работников всех филиалов хранятся в одном месте, а при увольнении человек приезжает в отдел кадров и лично забирает свою трудовую книжку;
    2. децентрализованное — ведение кадрового делопроизводства распределяется между головной организацией и обособленными структурными объединениями, которые имеют относительно одинаковый набор функций по кадровому документообороту. При этом служба персонала головной организации может оформлять кадровые документы на всех сотрудников компании, включая и работников обособленных подразделений, а в филиалах хранятся и оформляются документы только сотрудников этих подразделений;
    3. "смешанное" — предполагает как централизованное оформление кадровых документов (например, оформление приема на работу, прекращения трудового договора), так и децентрализованное (наложение дисциплинарных взысканий на работников, хранение личных дел). Деление обычно производится по разным кадровым функциям — часть принадлежит головной организации, часть передается в обособленное подразделение <1>.

    Сложнее обстоит ситуация с филиалами, расположенными в других городах. Особенность ведения кадровой документации в этом случае заключается в том, что директор филиала, действуя на основании доверенности, выдаваемой ему головной организацией, имеет право сам подписывать договоры, приказы и вносить записи в трудовые книжки.

    При выборе способа ведения кадровой документации следует учитывать количество работников филиала, а также организационные и финансовые возможности компании. Если у нее один-два филиала с небольшим штатом сотрудников, то ведение кадровой документации целесообразно поручить одному из работников подразделения для последующей передачи в головной офис. Если же много обособленных подразделений в разных регионах страны, то лучше делегировать право ведения кадровых документов филиалам. Для этого в структурном подразделении может быть создана штатная единица кадрового специалиста или своя кадровая служба, если штат филиала достаточно большой.

    Полномочия человека, ответственного за работу с кадровой документацией, необходимо оформить должным образом.

    🔥 Определение полномочий руководителя филиала

    Так как филиалы не являются юридическими лицами, их руководители назначаются головной организацией и действуют на основании доверенности (ст. 55 ГК РФ). Чтобы руководитель филиала обладал правом приема и увольнения работников, необходимо закрепить эти полномочия в трудовом договоре или доверенности.

    В трудовом договоре эти полномочия можно отразить так:

    3.3. Полномочия Директора филиала по кадровым вопросам:

    3.3.1. Директор филиала вправе заключать и расторгать трудовые договоры с работниками филиала.

    3.3.2. Директор филиала вправе утверждать должностные инструкции работников филиала, положения об отделах филиала.

    3.3.3. Директор филиала вправе поощрять работников или налагать на них дисциплинарные взыскания.

    3.3.4. Директор филиала обеспечивает соблюдение работниками филиала правил внутреннего трудового распорядка, норм охраны труда.

    3.3.5. Директор филиала обеспечивает создание условий для повышения квалификации работников филиала и содействует их профессиональному росту.

    1. Права и обязанности Работодателя.

    4.5. Работодатель имеет право проводить аудит любой документации, включая кадровую, филиала ООО с предупреждением об этом Директора филиала за 2 (два) рабочих дня.

    Общество с ограниченной ответственностью __________ в лице генерального директора ___________, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает г-на _____________, являющегося руководителем филиала ООО в г. ___________ на основании решения общего собрания участников (протокол от 15.06.2010), осуществлять следующие действия:

    • принимать и увольнять работников филиала, заключать трудовые договоры с принимаемыми в филиал работниками, выступать в отношениях с работниками филиала полномочным представителем ООО как работодателя.

    Филиалы — головная боль специалистов отдела персонала основной организации, поскольку возникает много вопросов, связанных с работой кадровых служб на местах.

    🔥 Как провести кадровый аудит филиала

    Перед проведением аудита в филиале головная организация должна издать соответствующий приказ о проведении кадрового аудита, в котором необходимо указать точные наименование и адрес филиала, определить перечень документов, подлежащих проверке, и сроки проведения аудита. Также необходимо закрепить полномочия лиц на проведение проверки в филиале от имени руководителя организации. Законодательство РФ не устанавливает единого перечня документов, которые обязательно должны иметься в организации или ее филиале.

    Это надо знать. Кадровый аудит филиала — это проверка ведения кадрового делопроизводства в обособленном структурном подразделении с точки зрения его соответствия трудовому законодательству, подзаконным актам (содержащим нормы трудового права) и локальным актам организации.

    В филиале должен быть полный комплект обязательной кадровой документации, но ряд локальных нормативных актов присылается из головной организации:

    • штатное расписание, которое для головной организации и филиала должно быть одно. Штатное расписание юридического лица утверждается приказом его первого руководителя (директора, генерального директора). После утверждения из штатного расписания делается выписка, относящаяся к деятельности филиала, или его копия, которая заверяется и передается в филиал компании;
    • правила внутреннего трудового распорядка;
    • положение о защите персональных данных;
    • положение об оплате труда;
    • положение о стимулирующих надбавках;
    • положение о командировках.

    Также в филиал должны высылаться копии приказов, действующих по всей организации. Сотрудники головного офиса знакомятся с оригиналом документа, а работники филиала — с копией, хранящейся в филиале. Обратите внимание, что правом заверки копий обязательных документов может обладать начальник отдела кадров компании, а директор филиала может не иметь такого права.

    Результаты проведения кадрового аудита филиала оформляются актом. Акт подписывают все лица, которые принимали участие в проведении аудита кадровой документации филиала.

    Кадровая документация филиала может проверяться местным подразделением Федеральной инспекции труда. Но ответственность за деятельность филиала как структурного подразделения несет головная организация, поэтому если сотрудник филиала обратится в суд для защиты своих интересов, ответчиком будет именно она.

    Как правильно действовать службе документационного обеспечения управления (ДОУ), если организация ликвидирует свой филиал?

    Первоначально службе ДОУ необходимо принять от директора филиала или председателя ликвидационной комиссии по акту те документы и предметы, которые обеспечивали деятельность филиала как обособленного или территориально удаленного подразделения организации:

    • печать филиала;
    • документы о закрытии счета и карточку с образцами подписей и оттиском печати филиала;
    • все свидетельства и лицензии на право осуществления отдельных видов деятельности, если они реализовывались филиалом;
    • генеральную доверенность на директора филиала, специальные доверенности на сотрудников филиала и журнал регистрации доверенностей;
    • акты сверки расчетов с налоговыми органами, внебюджетными фондами, документы об отсутствии задолженности или сроках ее погашения (их нужно передать в бухгалтерию);
    • штампы и журнал учета выдачи печатей и штампов (изымается совместно с подразделением безопасности);
    • бланки всех видов и журналы учета выдачи этих бланков;
    • документы, доказывающие передачу филиалу в момент его открытия недвижимости, транспортных средств, основных средств, которые возвращаются на баланс головной организации (документы передаются в бухгалтерию);
    • номенклатуру дел и все документы постоянного срока хранения по номенклатуре;
    • описи дел и акты о выделении документов и дел к уничтожению и по описям — архивные документы постоянного срока хранения.

    Затем следует подготовить проект приказа руководителя организации об утверждении плана мероприятий (с указанием сроков, ответственных и пр.) по передаче документального и архивного фондов филиала в состав документального и архивного фондов головной организации.

    При этом компания сама решает, оставлять ли документы по личному составу в территориальном архивном учреждении или передать их в архивный фонд головной организации, а также как принять документы, которые существуют в электронном виде, как организовать уничтожение документов, не подлежащих хранению, и т.п. Целесообразно привлечь к плану ликвидационных мероприятий ИТ-подразделение и бухгалтерию, поскольку иногда все расчетные и учетные информационные системы на сервере филиалов списываются, в то время как первичные учетные документы в этих системах должны храниться минимум 5 лет.

    Поскольку все процессы ликвидации, реструктуризации, слияния и поглощения предусматривают большие организационные мероприятия по работе с документами, уже при наличии плана мероприятий служба делопроизводства организует все работы по архивно-технической обработке документов, передаче в архивное учреждение, перевозке в головную организацию и т.п. Дела должны быть сформированы в соответствии с установленными правилами и переданы в головную организацию или на архивное хранение по месту расположения филиала.

    Как правильно перевести работника из филиала в другой филиал: уволить в порядке перевода в другой филиал или издать приказ о переводе на другую постоянную работу? Кто должен издавать приказ о переводе: директор нашего филиала или директор того филиала, в который сотрудник просит его перевести <1>?

    <1> http://www.pro-personal.ru/journal/822/383881/.

    Даже если обособленному подразделению предоставлены права и обязанности в области оформления кадровых документов, следует учитывать, что руководитель филиала правомочен решать кадровые вопросы только в пределах своего подразделения. Так, директор филиала имеет право принимать на работу сотрудников, переводить их на другую работу в филиале и решать вопросы о прекращении трудовых отношений по различным основаниям.

    Перевод работника из одного филиала в другой выходит за пределы таких полномочий. В этом и состоит сложность принятия решения о переводе и порядка его оформления. Ни директор филиала, где сейчас работает сотрудник, ни руководитель того подразделения, в которое сотрудник с его согласия будет переведен на другую работу, не имеют полномочий принимать решение о переводе и оформлять необходимые кадровые документы.

    Такими полномочиями обладает только руководитель организации.

    Чтобы перевести сотрудника в другой филиал, его необходимо перевести на другую постоянную работу по правилам, предусмотренным ст. 72 ТК РФ, но с учетом некоторых моментов:

    1. Первоначально работник пишет заявление о переводе в другой филиал. Так как решение о переводе в другое обособленное структурное подразделение принимает руководитель организации, то заявление оформляется на его имя. После согласований с руководителями одного и другого филиалов глава организации принимает решение об оформлении перевода.
    2. После того как руководитель компании принял решение об оформлении перевода, документы работника передаются из филиала в кадровую службу головной организации. На практике передача документов может производиться по почте ценным либо заказным письмом или лично работниками кадровых служб. Самый надежный способ, несомненно, личная передача документов. Передачу документов из филиала и их получение в головной организации желательно сопровождать соответствующим актом.
    3. В головной организации составляется дополнительное соглашение к трудовому договору работника, в котором отражаются все новые условия, связанные с работой в другом обособленном структурном подразделении.
    4. Перевод сотрудника на другую постоянную работу оформляется путем издания приказа (распоряжения) по унифицированной форме N Т-5.
    5. После оформления дополнительного соглашения и приказа о переводе работник снимается с учета, расписывается за получение трудовой книжки и его документы передаются из головной организации в филиал, в котором он будет работать, для дальнейшего ведения и хранения. В филиал в опечатанном виде передаются трудовая книжка, личная карточка работника, копия приказа о переводе на другую работу, дополнительное соглашение к трудовому договору и личное дело (если ведется).
    6. Сведения о переводе на другую постоянную работу должны быть внесены в трудовую книжку (ч. 4 ст. 66 ТК РФ) и в личную карточку работника — форму Т-2 в филиале, куда осуществлен перевод. Там трудовая книжка вносится в книгу учета движения трудовых книжек, личная карточка продолжает вестись в установленном порядке.
    7. В соответствии с ч. 2 ст. 225 ТК РФ для сотрудников, переводимых на другую работу, работодатель или уполномоченное им лицо обязаны проводить инструктаж по охране труда.

    Существует ошибочное мнение, что перевод из одного обособленного подразделения в другое оформляется путем увольнения работника в порядке перевода по основанию, предусмотренному п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Напомним, что обособленные подразделения не являются самостоятельными юридическими лицами, и сотрудник при переводе из филиала в филиал продолжает работать у того же работодателя. Поэтому и увольнять его в данном случае незаконно, т.к. оснований прекращения трудового договора нет. Речь идет о переводе на другую работу у того же работодателя (в другое подразделение на ту же должность или на другую).

    У этого перевода есть определенные особенности, обусловленные территориальной обособленностью подразделений.

    Таким образом, перевод работников из одного филиала в другой осуществляется по общим правилам, предусмотренным для перевода работника из одного структурного подразделения в другое. При этом особенность документального оформления такого перевода напрямую зависит от формы организации кадрового делопроизводства, установленной в компании.

    Как отразить в локальных нормативных актах организации особенности ведения кадрового делопроизводства в ее филиалах?

    В инструкции по кадровому делопроизводству, утверждаемой руководителем головной организации, может быть установлено следующее:

    5.1. В ОАО ведется децентрализованное кадровое делопроизводство. Все документы по кадровым функциям создаются отдельно в каждом филиале, там же они хранятся и подготавливаются к сдаче в архив.

    5.2. Кадровые службы филиалов ОАО оформляют прием на работу, изменение условий трудовых договоров, в том числе перевод на другую работу, предоставление отпусков работникам филиала, направление их в командировку, увольнение и др.

    5.3. В случае когда перевод работника осуществляется из головного офиса в один из филиалов, все документы оформляются кадровой службой головной организации, а затем документы работника передаются в соответствующий филиал. Специалисты кадровой службы головной организации, ответственные за оформление переводов на другую работу, лично передают комплект документов, а работник кадровой службы филиала принимает их по акту.

    Таким же образом оформляется перевод из филиалов в головной офис.

    5.4. Решение о переводе работников из филиала в филиал принимает руководитель ОАО. Для оформления документов сотрудник кадровой службы филиала, из которого переводится работник, передает по акту его документы в кадровую службу головной организации, где оформляются дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о переводе на другую работу, а затем документы работника передаются в филиал, в который он переведен.

    Запись о переводе в трудовую книжку и личную карточку работника и другие учетные документы ведет кадровая служба этого филиала.

    Где хранятся трудовые договоры и трудовые книжки работников филиала?

    Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя, который назначает специально уполномоченное лицо.

    Чтобы передать ведение трудовых книжек в филиал, работодателю необходимо:

    • создать единую кадровую службу;
    • изготовить для нее необходимое количество печатей;
    • уполномочить приказом (распоряжением) директора филиала производить ведение и хранение трудовых книжек сотрудников, работающих в обособленном подразделении.

    В положении о филиале или в других локальных нормативных актах необходимо установить, что кадровые службы, созданные в филиалах, входят в состав единой кадровой службы организации. Приказом директора филиала в обособленном подразделении назначается лицо, ответственное за учет, ведение и хранение трудовых книжек. Должны быть заведены все обязательные учетные журналы.

    Трудовые договоры с работниками филиала заключаются по месту нахождения филиала. Однако текст трудового договора в этом случае отличается от текста трудового договора головной организации (указывается место работы — филиал организации и его адрес).

    Кадровая документация филиала, вышедшая из текущего делопроизводства, хранится в самом филиале.

    Какую печать использовать — организации или филиала — при заверке записей в трудовых книжках?

    Даже у специалистов с большим опытом кадровой работы возникают вопросы по поводу печати филиала.

    Дело в том, что печать подразделения не является аналогом печати организации и не может ее заменить. Печать организации должна содержать полное наименование юридического лица и указание на его местонахождение. В свою очередь, печать подразделения, помимо указанной информации, также должна содержать наименование обособленного подразделения и его местонахождение.

    Таким образом, печать организации на документе подтверждает и факт создания документа конкретной компанией, и его подлинность, а печать подразделения — факт создания документа определенным обособленным подразделением организации и подлинность этого документа.

    Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (ред. от 25.03.2013), не предусматривают возможности заверки записей в трудовых книжках какими-либо печатями, кроме печати работодателя, т.е. основной печати организации.

    Юридическое лицо (головная организация) может изготовить необходимое количество печатей своей единой кадровой службы (с учетом количества созданных филиалов компании). На печать кадровой службы может проставляться соответствующий порядковый номер. При этом круг лиц, имеющих право использовать эти печати, должен быть определен приказом руководителя организации.

    Отдел кадров и кадровая документация на предприятии

    Цель данной работы – изучение кадровой документации.
    Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих задач:
    — дать общую характеристику отделу кадров;
    — определить виды и задачи кадровой документации;
    — рассмотреть правила оформления кадровой документации;
    — обозначить ответственность за нарушение правил работы с кадровыми документами.

    Содержание

    Введение……………………………………………………………………………. 3
    Глава 1. Общая характеристика отдела кадров в организации…………………. 5
    Глава 2. Кадровая документация в организации…………………………………12
    2.1 Задачи и основные виды кадровой документации …………………………..13
    2.2 Правила составления и оформления кадровых документов………………. 14
    2.3 Ответственность за нарушение правил работы с кадровой документацией.16
    Заключение………………………………………………………………………….22
    Список использованных источников и литературы……………………………. 23

    Работа содержит 1 файл

    🔥 Министерство образования и науки Российской Федерации.doc

    Министерство образования и науки Российской Федерации

    ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ (ТГУ)

    Кафедра истории и документоведения

    Отдел кадров и кадровая документация на предприятии

    Автор работы: студентка

    1 курса группы 03005

    Глава 1. Общая характеристика отдела кадров в организации…………………. 5

    Глава 2. Кадровая документация в организации…………………………………12

    2.1 Задачи и основные виды кадровой документации …………………………..13

    2.2 Правила составления и оформления кадровых документов………………. 14

    2.3 Ответственность за нарушение правил работы с кадровой документацией.16

    Список использованных источников и литературы……………………………. 23

    Кадровая документация играет большую роль как в функционировании организации, так и непосредственно в жизни конкретного человека – работника данной организации. Именно поэтому к составлению и оформлению кадровой документации, организации работы с ней предъявляются повышенные требования.

    Кадровое делопроизводство является одним из главнейших систем, который отвечает за кадровых работников, правильность составление документов. От сотрудника зависит многое, если он неправильно составил документ, то работник предприятие может остаться без заработной платы или пенсионного фонда. Поэтому кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права.

    Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Они участвуют в регулировании взаимоотношений между сторонами трудовых правоотношений и определяют их полномочия, права и обязанности. Кроме того, от качественной работы кадрового сотрудника зависит целый ряд денежных начислений: от заработной платы до пенсионных выплат.

    Именно поэтому изучение кадровой документации актуально в современных условиях.

    По данной проблеме существуют многочисленные исследования. Среди них можно отметить таких авторов, как Т. В. Кузнецова 1 , С.Л. Кузнецов 2 , Л. А. Доронина 3 , В. А. Андреева 4 .

    К примеру, Т. В. Кузнецова и С. Л. Кузнецов в своей работе более подробно рассмотрели взаимодействие кадровых служб с другими структурными единицами . В работе В.А. Андреева акцент сделан на классификацию кадровой документации и более подробно рассмотрена документация по личному составу. Л.А.

    Доронина обратила свое внимание на локальные нормативные акты и документы по личному составу.

    Объектом исследования в данной работе является кадровая служба.

    Предмет исследования – деятельность отделов кадров по документированию трудовых отношений.

    Цель данной работы – изучение кадровой документации.

    Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих задач:

    — дать общую характеристику отделу кадров;

    — определить виды и задачи кадровой документации;

    — рассмотреть правила оформления кадровой документации;

    — обозначить ответственность за нарушение правил работы с кадровыми документами.

    Для достижения цели и задач исследования были привлечены следующие источники: Положение о ведение классификации предприятий и организации и Постановление Госкомстата России об утверждении унифицированных форм первично учетной документации по учету труда и его оплате от 05.01.2004 №1 5 .

    Глава 1 Общая характеристика отделов кадров в организации.

    Для решения кадровых вопросов в организации создается структурное подразделение – кадровая служба. Она называется по-разному: управление кадров, департамент, отдел кадров, служба персонала, кадровый центр и т.д. Не зависимо от названия это должно быть самостоятельное структурное подразделение, подчиняющиеся, в силу важности решаемых этой службой задач, непосредственно первому руководителю или одному из его заместителей (например, заместителю директора по кадрам).

    Выбор организационной формы – управление, департамент, отдел и тому подобное, зависит от многих факторов 6 :

    • масштабов и места организации в системе управления;
    • организационно-правовой формы организации;
    • количества работающих;
    • порядка подбора кадров;
    • объема обрабатываемых информационно-документационных массивов и др.

    Например, в определенных организациях обязательна конкурсная система приема на отдельные должности, в других – обязательна аттестация работников; в вышестоящей организации, имеющей подведомственную сеть, служба кадров осуществляет методическое руководство кадровым подразделением организаций, входящие в её ведомство (предприятий, институтов) и оформляет трудовые правоотношения с руководителями этих структур 7 .

    Различные масштабы и задачи поражают организационное разнообразие кадровых служб. В министерствах, крупных государственных и коммерческих организациях создаются управления кадров, которые могут делиться на отделы, сектора и т.д. На больших предприятиях обычно бывают отделы кадров. Если организация небольшая, служба кадров не создается, а в организации выделяется специальный работник (инспектор или менеджер по кадрам), выполняющий всю работу кадровой службы, но в меньших объемах. Он должен быть освобожден от всех видов деятельности.

    И наконец, в совсем маленькой фирме работа с кадровой документацией входит в обязанности секретаря – референта (секретаря), но как обособленный участок работы, и выполнение этой функции должно быть отраженно в должностной инструкции секретаря-референта (секретаря).

    Статус кадровой службы конкретной организации, её место в системе управления, цель, задачи, функции, права и ответственность закрепляются в организационно-правовом документе – положение о подразделении (служб кадров).

    Уже само определение этого вида документа раскрывает его содержание. Положение о структурном подразделении – документ, имеющий длительный срок действия, и к его составлению необходимо отнестись с большой ответственностью. Положение входит в состав унифицированной системы организационно- распорядительной документации и имеет установленную структуру текста 8 :

    • общие положения;
    • цели и задачи;
    • функции;
    • права и ответственность;
    • руководство;
    • взаимоотношения (служебные связи);
    • организация работы.

    Начинается Положение о службе кадров, как и положение о любом структурном подразделении, с раздела «Общие положения», в котором важно указания на то, что служба кадров (дается точное название подразделения, например управление, отдел и т.п.) является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно руководителю или его заместителю по кадрам. Таким образом, сразу определяется место службы и ее значимость. Напомним, что самостоятельным считается структурное отделение, находящиеся в непосредственном подчинении руководству организации.

    Далее можно указать структуру службы. Например, в состав службы входят: отделы, если это управление, сектора, группы и т.д. В этом же пункте записывается, что численность и штаты службы определяются штатным расписанием организации (фирмы).

    Учитывая, что Положение действует длительный период, в нем не следует указывать конкретное количество или должности, входящие в штат службы на момент составления Положения (с ростом фирмы штаты службы могут быстро измениться).

    Обязательным является пункт – какими законодательно- нормативными актами руководствуется служба в своей деятельности. В разделе «Общие положения», как правило, входит пункт о руководстве службы, в котором указывается наименование должности (управляющий, начальник, заведующий), порядок назначения и освобождения от должности; требования, предъявляемые к квалификации, и стажу работы. Возглавлять службу кадров должен специалист с высшим или средним (в небольших организациях) образованием и определенным стажем работы.

    Цель любой службы кадров – осуществление эффективной кадровой политики, направленной на полное обеспечение организации высококвалифицированными работниками для наилучшего выполнения всех задач, стоящих пред организацией. С переходом к новым экономическим отношениям, главной задачей большинства организаций становятся получение максимальной прибыли, а выполнение этой задачи требует подбора специалистов-профессионалов высокого класса. Поэтому в задачи кадровой службы можно записать 9 :

    • перспективное прогнозирование и планирование потребности организации в кадрах различных профессий и специальностей;
    • комплектование организации необходимыми кадрами высокой квалификации;
    • обеспечение движения кадров, подготовка резерва на движение;
    • повышение квалификации работников;
    • проведение регулярной аттестации;
    • постоянное совершенствование работы службы на основе внедрения новейших технологий работы с документами и методик подбора персонала;
    • учет личного состава и систематический его анализ и т.д.

    Основным в положении является раздел «Функции», в котором, сгруппировав по задачам, перечисляют виды работ, выполняемые службой кадров.

    • составление перспективных, годовых, квартальных планов по труду и кадрам;
    • создание и ведение банка данных о персонале (количественном и качественном составе кадров)
    • подбор кандидатов и ведение резерва;
    • отбор на вакантные должности;
    • организацию и ведение аттестации;
    • подготовка, переподготовка и повышение квалификации работников;
    • оформление приема на работу;
    • оформление перевода;
    • оформление увольнений;
    • подготовка документов для представления к награждениям и поощрениям;
    • оформление взыскания;
    • оформления командировок;
    • подготовка документов для пенсионного страхования;
    • составление и ведение графика отпусков;
    • оформление и учет трудовых книжек;
    • формирование и ведение личных дел работников;
    • анализ текучести кадров;
    • ведение установленной отчетности;
    • оформление справок, подтверждения работы и стажа;
    • подготовка документов для назначения пенсии;
    • ведение учета личного состава;
    • ведение табельного учета;
    • контроль за состоянием трудовой дисциплины;
    • оформление пропусков и т.д.

    При формулировании отдельных функции можно воспользоваться квалификационными характеристиками руководителей, специалистов и других категорий служащих, разработанных НИИ труда 11 и нормативами времени на работы по комплектованию и учету кадров 12 .

    Важнейшим является раздел «Право и ответственность». Например, право 13 :

    Порядок ведения кадровой документации

    В процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщенным названием «кадровая документация». Создание и ведение кадровой документации не право, а обязанность работодателя, которая регламентирована нормативно — правовыми актами. Комплекс кадровых документов систематизируется по различным признакам.

    По целевой принадлежности выделяют две большие группы кадровых документов.

    • 1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и др. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
    • 2. Документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание). В Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденном постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299, эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».

    Различают следующие виды кадровых документов:

    • 1) документация о приеме на работу:
      • — заявление о приеме на работу;
      • — трудовой договор (контракт о назначении на должность);
      • — приказ о приеме на работу;
      • — протокол общего собрания трудового коллектива о приеме (назначении)на работу;
      • — заявление о переводе на другую работу;
      • — представление о переводе на другую работу;
      • — приказ о переводе на другую работу;
      • — заявление об увольнении;
      • — приказ об увольнении;
      • — протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении;
      • — график отпусков;
      • — заявление о предоставлении отпуска;
      • — приказ о предоставлении отпуска;
      • — представление о поощрении;
      • — приказ о поощрении;

      В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров, ведение которых согласно п. 2 постановления Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности:

      № Т-1 — приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;

      № Т-1а — приказ (распоряжение) о приеме работников на работу;

      № Т-2 — личная карточка работника;

      № Т-2ГС (МС) — личная карточка государственного (муниципального) служащего;

      № Т-3 — штатное расписание;

      № Т-4 — учетная карточка научного, научно-педагогического работника;

      № Т-5 — приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;

      № Т-5а — приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу;

      № Т-6 —приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

      № Т-6а — приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам;

      № Т-7 — график отпусков»;

      № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);

      № Т-8а — приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);

      № Т-9 — приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

      № Т-9а — приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку;

      № Т-10 — командировочное удостоверение;

      № Т-10а — служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

      № Т-11 — приказ (распоряжение) о поощрении работника;

      № Т-11а — приказ (распоряжение) о поощрении работников;

      № Т-12 — табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда;

      № Т-13 — табель учета рабочего времени;

      № Т-49 —расчетно-платежная ведомость;

      № Т-51 — расчетная ведомость;

      № Т-53 — платежная ведомость;

      № Т-53а — журнал регистрации платежных ведомостей;

      № Т-54 — лицевой счет;

      № Т-54а — лицевой счет (свт);

      № Т-60 — записка-расчет о предоставлении отпуска работнику;

      № Т-61 — записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);

      № Т-73 — акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

      Указания по применению и заполнению унифицированных форм (19 форм по учету личного состава и 11 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда) первичной учетной документации по учету труда и его оплате содержатся в постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

      Нормативная и нормативно-справочная документация по вопросам ведения кадрового делопроизводства регламентирует единообразную практику применения норм права и служит правовой основой ведения кадрового делопроизводства. Грамотная постановка и ведение кадрового делопроизводства невозможны без знания и изучения нормативных документов в этой сфере.

      Знание нормативной и нормативно-справочной документации по вопросам ведения кадрового делопроизводства позволяет:

      • — правильно оформить документы в соответствии с требованиями действующего законодательства, придав им юридическую силу;
      • — обеспечить хранение и оперативное использование документов в текущей деятельности;
      • — предотвратить негативные последствия для своих работников, возможные в случае нарушения правил ведения кадровых документов, а для работодателя в данном случае — избежать ответственности, установленной действующим законодательством;
      • — предотвратить возможность несанкционированного использования информации.

      Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов и оформлением на бланке, соответствующем стандарту. Основным документом, устанавливающим состав реквизитов и требования к их оформлению, является ГОСТ Р 6.30-2003.

      Требования к бланкам документов рекомендуется оформить в локальных нормативных актах, например в Инструкции по делопроизводству. При этом установленные требования не должны противоречить ГОСТ Р 6.30-2003.

      Кроме того, ГОСТ Р 6.30-2003, перечисляя состав реквизитов, используемых при оформлении документов, не определяет данного понятия. Определение содержит ГОСТ Р 51141-98, в соответствии с которым реквизит документа — это обязательный элемент оформления официального документа (п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98).

      В ГОСТ Р 6.30-2003 приведен перечень реквизитов, который содержит 30 надписей, к сожалению, не указано, какие именно надписи придают документу юридическую силу. При этом не все надписи влияют на юридическую силу документа.

      Однако документ может содержать и дополнительные реквизиты, которые для отдельных видов документов могут быть обязательными в силу требований закона или иных нормативных актов.

      Помимо традиционных документов, составленных на бумажном носителе, в системе современной кадровой службы используются и электронные документы. В ст. 11 Федерального закона № 149-ФЗ установлены специальные требования к таким документам:

      «Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе».

      В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

      При этом юридическая сила электронного документа в силу указанного закона подтверждается электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Более того, положения указанного Федерального закона не запрещают использование в электронных документах в качестве реквизитов, идентифицирующих информацию, иных аналогов собственноручной подписи.

      В целом состав реквизитов электронного документа должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

      2.2 Ведение кадровой документации в филиале

      Таблица 2.1 Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную райсту, квалификации, увольнения (с указанием причин п ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата в номер документа, на основании которого внесена запись задвои число месяц год

      1 2 3 4 Общество с ограниченной ответственвостъю «Пуговка» ООО «Пуговка» 10 22 06 2006 Принята секретарем Приказ № 12-к в филиал ООО «Пуговка» от 22.06.2006 в городе Воронеже ала как структурного подразделения несет головная организация, поэтому в случае обращения работника филиала в суд для защиты своих интересов ответчиком будет именно она.

      Хранение кадровой документации филиала, вышедшей из текущего делопроизводства, осуществляется в самом филиале.

      Остались вопросы? Задайте вопрос юристу бесплатно!

Оцените статью
Добавить комментарий